Como descontar o vale-transporte? Entenda o cálculo correto

O vale-transporte é um daqueles benefícios que parecem simples, mas podem gerar muitas dúvidas na hora de gerir. Descontar corretamente, seguir a lei e garantir a satisfação do colaborador é um desafio para qualquer setor de RH.

Neste artigo, a Brasil Life apresenta um passo a passo com tudo o que você precisa saber sobre o vale-transporte: desde como calcular até dicas para evitar erros e otimizar a gestão.

O que é o vale-transporte e por que ele é obrigatório?

O vale-transporte é um benefício previsto na Lei nº 7.418/1985, que garante ao trabalhador o custeio do deslocamento entre casa e trabalho por meio de transporte público. É obrigatório para empresas que contratam sob o regime CLT, desde que o colaborador solicite formalmente.

O objetivo é facilitar a mobilidade do funcionário, garantindo que ele chegue ao trabalho sem comprometer o orçamento. A empresa deve arcar com o custo necessário, mas pode descontar parte do salário do colaborador (falaremos disso adiante).

Deixar de oferecer o benefício quando solicitado pode gerar problemas trabalhistas. Por isso, é essencial seguir a legislação corretamente.

O que é o desconto do vale-transporte?

Quando falamos em descontar o vale-transporte, é importante lembrar que a legislação brasileira estabelece regras claras para garantir uma concessão justa tanto para os trabalhadores quanto para as empresas.

O desconto do vale-transporte é a parte que a empresa pode reter do salário bruto do colaborador para ajudar a cobrir o custo do benefício. Pela lei, esse desconto é limitado a 6% do salário base, sem considerar adicionais como horas extras ou bonificações.

Esse valor representa a divisão de responsabilidade entre empresa e colaborador. O desconto só pode ser aplicado se o colaborador efetivamente receber o benefício e deve ser proporcional ao valor real concedido, nunca ultrapassando os 6%.

Exemplo:
Se o transporte custa R$ 100,00 por mês e 6% do salário equivale a R$ 120,00, desconta-se apenas os R$ 100,00.
Se o custo for R$ 200,00, o desconto fica limitado aos R$ 120,00, e a empresa arca com o restante.

Como calcular o desconto do vale-transporte corretamente?

O cálculo é simples, mas exige atenção. É necessário considerar o valor do bilhete e o número de viagens diárias, garantindo uma aplicação justa e transparente. O foco é cobrir o trajeto casa-trabalho e vice-versa, utilizando transporte público (ônibus, metrô, trem etc.).

Passo a passo:

1. Levante o custo do trajeto
   Converse com o colaborador para entender qual transporte ele utiliza e quantas passagens são necessárias por dia. Multiplique pelo número de dias úteis no mês.
   Exemplo: 2 passagens de R$ 5,00 por dia x 22 dias = R$ 220,00.
2. Aplique o desconto permitido
   A empresa pode descontar até 6% do salário bruto. O valor restante é custeado por ela.
   Exemplo: Salário de R$ 2.000,00 → desconto máximo: R$ 120,00.
   Se o custo é R$ 220,00, a empresa cobre os R$ 100,00 restantes.
3. Evite arredondamentos indevidos
   O valor fornecido deve cobrir o trajeto, mas não pode ser pago em dinheiro (salvo exceções previstas em convenções coletivas).

Qual é o limite de desconto do vale-transporte?

A legislação é clara: o desconto não pode ultrapassar 6% do salário base. Se o custo do transporte for inferior a esse limite, desconta-se apenas o valor real.

Exemplo 1: Custo de R$ 80,00, limite de 6% = R$ 120,00 → desconto de R$ 80,00.
Exemplo 2: Custo de R$ 220,00, limite de 6% = R$ 120,00 → desconto de R$ 120,00, empresa arca com o restante.

Em quais casos o empregador não precisa conceder o vale-transporte?

O benefício pode ser dispensado nos seguintes casos:

• O colaborador não o solicita formalmente;
• Ele mora próximo ao trabalho e não utiliza transporte público;
• A empresa oferece transporte próprio (ex.: vans ou ônibus fretados);
• O colaborador opta por transporte particular (carro, moto), mesmo havendo transporte público disponível.

É fundamental documentar formalmente essas situações para evitar questionamentos futuros.

Direitos especiais: estagiários e home office

Estagiários:
A Lei nº 11.788/2008 (Lei do Estágio) não obriga a concessão do vale-transporte, pois o contrato de estágio não é regido pela CLT. Contudo, muitas empresas oferecem o benefício como diferencial competitivo. Se concedido, o desconto pode ser de até 6% da bolsa-auxílio, conforme previsto em contrato.

Home office:
Colaboradores em teletrabalho integral não têm direito ao vale-transporte, pois não há deslocamento. Já no modelo híbrido, o benefício deve ser proporcional aos dias de trabalho presencial.
Exemplo: Se o colaborador vai ao escritório dois dias por semana, o vale deve cobrir apenas esses dias.

Como registrar o desconto na folha de pagamento?

O desconto deve constar de forma clara na folha de pagamento, normalmente sob uma rubrica específica (ex.: “Desconto Vale-Transporte”). É importante observar que:

• O valor não integra o salário para fins de FGTS, INSS ou IRRF;
• É recomendável manter comprovantes (recibos, relatórios de recarga etc.) para possíveis auditorias.

Utilizar um sistema de folha de pagamento ou uma parceria especializada, como a Brasil Life, facilita esse processo.

Principais erros (e como evitá-los)

1. Descontar mais de 6%:
   Respeite sempre o limite legal.
2. Pagar em dinheiro sem previsão legal:
   Só é permitido se houver acordo coletivo. Priorize cartões ou aplicativos.
3. Não consultar o colaborador:
   Confirmar o trajeto evita erros de cálculo.
4. Falta de documentação:
   Guarde pedidos formais e comprovantes de entrega.
5. Ignorar mudanças de endereço ou rotina:
   Reavalie o benefício sempre que houver alterações.

Dicas para uma gestão eficiente do vale-transporte

Uma gestão eficiente do vale-transporte vai muito além de cumprir a legislação. Ela envolve processos bem definidos, tecnologia adequada, comunicação transparente com os colaboradores e uma equipe de RH capacitada.

Veja abaixo algumas práticas que ajudam a otimizar esse benefício e evitar problemas:

1. Automatize o processo

Manter planilhas manuais ou controles descentralizados aumenta o risco de erros, retrabalho e inconsistências. Soluções digitais integradas com o sistema de folha de pagamento garantem cálculos automáticos, registros organizados e maior controle dos créditos concedidos. Além disso, facilitam o acompanhamento de gastos e reduzem a carga operacional do RH.

1. Comunique com clareza

Muitos conflitos relacionados ao vale-transporte surgem por falta de informação. Por isso, mantenha os colaboradores informados sobre:

• Como o benefício é calculado;
• Qual o valor do desconto aplicado;
• O que fazer em caso de mudança de endereço ou trajeto;
• Como funciona o recebimento (cartão, aplicativo etc.).

Transparência fortalece a relação de confiança entre a empresa e o time.

1. Faça revisões periódicas nos dados

Mudanças no trajeto dos colaboradores, aumento de tarifa ou alterações no regime de trabalho (presencial, híbrido ou home office) exigem atualização no cálculo do benefício.
Crie uma rotina de revisão mensal ou trimestral para verificar:

• Se todos os trajetos estão atualizados;
• Se o custo do transporte corresponde à realidade;
• Se há colaboradores que não precisam mais do vale.

Ignorar essas atualizações pode gerar custos desnecessários para a empresa ou prejuízos para o colaborador.

4. Ofereça opções flexíveis de recebimento

Sempre que possível, opte por cartões recarregáveis, aplicativos de transporte ou integração com sistemas locais.
Essas alternativas são mais práticas do que vales físicos e permitem um controle melhor do saldo. Em cidades com bilhete único ou integração entre modais, isso representa economia e comodidade tanto para a empresa quanto para o colaborador.

5. Capacite o time de RH

Mantenha a equipe de Recursos Humanos atualizada sobre:

• A legislação vigente;
• Mudanças em convenções coletivas;
• Políticas internas sobre concessão de benefícios;
• Uso de sistemas e plataformas digitais.

Promover treinamentos regulares e acesso a manuais ou guias internos evita erros e fortalece a autonomia da equipe.

6. Documente tudo de forma organizada

Guarde todos os registros que envolvam o benefício:

• Solicitações formais de vale-transporte;
• Cálculos realizados;
• Comprovantes de entrega ou recarga;
• Recibos e alterações comunicadas pelo colaborador.

Essa documentação é essencial em caso de auditorias ou disputas trabalhistas.

7. Monitore indicadores e custos

Acompanhar os gastos mensais com vale-transporte ajuda a identificar variações inesperadas, prever o orçamento e até reavaliar a política de benefícios.
Indicadores que valem a pena acompanhar:

• Valor total concedido;
• Valor médio por colaborador;
• % do custo assumido pela empresa;
• Frequência de uso.

Como a Brasil Life pode ajudar sua empresa

Gerenciar benefícios como o vale-transporte pode ser complexo. Por isso, a Brasil Life oferece soluções que unem conformidade, praticidade e a satisfação dos colaboradores.

Com a gente, você tem:

• Gestão integrada: Cálculo, registro e entrega do benefício com total conformidade.
• Soluções personalizadas: Pacotes adaptados às necessidades da sua empresa e do seu time.
• Suporte especializado: Equipe preparada para orientar e evitar erros.
• Tecnologia a seu favor: Plataformas que facilitam o controle e a comunicação com os colaboradores.

Com a Brasil Life, você foca no que realmente importa — cuidar das pessoas e fazer sua empresa crescer — enquanto nós cuidamos dos detalhes.